Materi III (Notulen Rapat)

Notulen Rapat

Notulen atau notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.

Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau  rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat  pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.

Fungsi notula adalah sebagai berikut ;

1.  Sebagai sumber informasi bagi yang tidak menghadiri rapat
2. Sebagai alat pengingat dan landasan pertemuan berikutnya
3. Sebagai bukti sejarah
4. Sebagai bahan bukti dalam pengadilan

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

1.     Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.

2.     Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis

3.     Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan

4.     Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan

5.     Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

Isi Notula Rapat

1.      Nama rapat,

2.      Waktu pelaksanaan rapat

3.      Pimpinan dan notulis rapat

4.      Peserta rapat

5.      Agenda atau susunan acara rapat

6.      Ringkasan jalannya rapatt

7.      Keputusan yang diambil dalam rapat tersebut

8.      Kesimpulan

9.      Catatan khusus.

10.  Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir

  

Contoh Format Notulen:

Nama Rapat Nomor:
Hari, tanggal  : Waktu           : Tempat          :	Pemimpin rapat : Notulis              :
Peserta rapat : -                        -                        -                        -
Susunan acara:
Ringkasan :
Pimpinan rapat, ttd (nama terang)	Disusun oleh Notulis rapat, ttd (nama terang)

Referensi:

1. Rosidah, 2000, Kesekretariatan (Diktat), FIS UNY
2. Peel, Malcolm, 1993, Kiat Sukses Rapat, Jakarta: Gramedia
3. https://fairuzelsaid.wordpress.com/category/studi-club/html/Bottom-of-Form 
4. http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/perencanaab-dan-persiapan-rapat.html
5. http://scovyhollic2.blogspot.com/2010/12/modul-mengelola-pertemuan-rapat-ii.html