Tata Ruang Rapat
Persiapan Ruangan
Akomodasi,
rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung berhari-hari
tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan.
Hal-hal yang
harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai
berikut:
a. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan
(lampu) tetapi menggunakan penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk
harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. Dengan
penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya:
·
Hasil
pekerjaan atau produktivitas bertambah
·
Kualitas
pekerjaan lebih baik
·
Kesalahan-kesalahan
berkurang
·
Semangat
kerja pegawai lebih baik
·
Mengurangi
ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)
·
Prestise
lebih baik untuk perusahaan
b. Perencanaan warna
Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan,
pengertian dan pikiran). Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu warna
merah, kuning dan biru.
c. Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena
ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi
para peserta rapat berkurang.
d. Pengaturan tempat duduk,
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta
rapat dan luas ruang rapat.
Tujuan Tata Ruang Rapat
1. Adanya kepuasan dari peserta rapat
2. Rapat berjalan dengan lancar
3. Terciptanya suasana yang nyaman dan
produktif
4. Menyesuaikan dengan kebutuhan rapat
5. Mengoptimalkan pemanfaatan ruangan
Ada beberapa
macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai berikut:
1. Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta
yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya
klasikal/kelas.
![](https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgnLFbueIDjapPuDoC5jqjZDCoBVK0VkaNY8vL5TVIslEbWhEQMGr3otCOwL2YqhozFTplzGNSa2vv4iGGzVU-VXxp19uQzfTNMBSmqgaz50_qBdbSVf47SoouRClfe36qjiyKmMpvy001V/s1600/images.jpg)
2. Gaya konferensi atau bentuk
empat persegi panjang, dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk
meninmbulkan semangat team work.
3. Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U
cocok untuk rapat informal. Bentuk ini bagus untuk kelompok-kelompok kecil yang
membutuhkan percakapan, baik antara presenter dan peserta atau peserta dengan
peserta.
4.
Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop
cocok untuk diskusi kelompok.
Referensi:
- Rosidah,
2000, Kesekretariatan (Diktat), FIS UNY
- https://fairuzelsaid.wordpress.com/category/studi-club/html/Bottom
of Form
- http://scovyhollic2.blogspot.com/2012/modul-mengelola-pertemuan-rapat-ii.html
- http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/perencanaab-dan-persiapan-rapat.html
1 komentar:
Bermanfaat sekali, Kak ^_^
Posting Komentar