Mempersiapkan dan Melakukan Pertemuan: Materi II (Tata Ruang Rapat

Tata Ruang Rapat

Persiapan Ruangan

Akomodasi, rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung berhari-hari tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan.

Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut:

a. Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya:

· Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah

· Kualitas pekerjaan lebih baik

· Kesalahan-kesalahan berkurang

· Semangat kerja pegawai lebih baik

· Mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)

· Prestise lebih baik untuk perusahaan

b. Perencanaan warna

Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran). Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan biru.

c. Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

d. Pengaturan tempat duduk,

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.

Tujuan Tata Ruang Rapat

1. Adanya kepuasan dari peserta rapat

2. Rapat berjalan dengan lancar

3. Terciptanya suasana yang nyaman dan produktif

4. Menyesuaikan dengan kebutuhan rapat

5. Mengoptimalkan pemanfaatan ruangan

Ada beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai berikut:

1. Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.

2. Gaya konferensi atau bentuk empat persegi panjang, dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk meninmbulkan semangat team work.

3. Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal. Bentuk ini bagus untuk kelompok-kelompok kecil yang membutuhkan percakapan, baik antara presenter dan peserta atau peserta dengan peserta.