Materi I (Jenis-jenis Penyelenggaraan Rapat)

Jenis-jenis Penyelenggaraan Rapat

 

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangannya atau segi peninjauannya.

1.      Berdasarkan Tujuan

Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :

a.       Rapat penjelasan ( information conference )

adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. Dalam rapat ini, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukann pertanyaan.

a.       Rapat pemecahan masalah ( problem solving conference )

adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpilkan bersama. Hasil kesimpulan yang telah disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

b.       Rapat perundingan ( negotiation conference )

adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

2.      Berdasarkan Sifat

Menurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :

a.       Rapat resmi ( formal meeting )

adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

b.      Rapat tidak resmi ( informal meeting )

adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi.  Rapat ini tidak memerlukanpersiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

c.       Rapat terbuka

adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah – masalah yang tidak bersifat rahasia.

d.      Rapat tertutup

adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3.      Berdasarkan Jangka Waktunya

Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :

a.       Rapat mingguan

adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b.       Rapat bulanan

adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c.       Rapat semester

adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d.      Rapat tahunan

adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

4.      Berdasarkan Frekuensi

Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a.       Rapat rutin

adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah – masalah rutin dalam suatu organisasi / perusahaan.

b.      Rapat insidentil

adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

5.      Berdasarkan Nama

Menurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :

a.       Rapat kerja

adalah rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b.      Rapat dinas

adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan)

c.       Musyawarah kerja

adalah kata lain dari rapat kerja.

6.      Berdasarkan Urgensinya

Menurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a.      Rapat biasa

adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah – masalah yang sudah dianggap biasa.

b.       Rapat penting

Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota organisasi /perusahaan itu sendiri.

7.     Berdasarkan Pesertanya

Menurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a.        Rapat vertikal

adalah rapat yang diadakan, dimana yang hadir dalam rapat itu adalah bawahan dan atasan.

b.       Rapat horizontal

Adalah rapat yang diadakan antar pejabat suatu organisasi / perusahaan yang sederajat.

Referensi:

1. Rosidah, 2000, Kesekretariatan (Diktat), FIS UNY
2. Peel, Malcolm, 1993, Kiat Sukses Rapat, Jakarta: Gramedia
3. http://scovyhollic2.blogspot.com/2010/12/modul-mengelola-pertemuan-rapat-ii.html
4. http://berbagi-informasi-dan-pengetahuan.blogspot.com/2012/02/pengertian-rapat.html