Soal Ujian Akhir

Materi III (Notulen Rapat)

Notulen Rapat

Notulen atau notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.

Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau  rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat  pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.

Fungsi notula adalah sebagai berikut ;

1.  Sebagai sumber informasi bagi yang tidak menghadiri rapat
2. Sebagai alat pengingat dan landasan pertemuan berikutnya
3. Sebagai bukti sejarah
4. Sebagai bahan bukti dalam pengadilan

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

1.     Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.

2.     Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis

3.     Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan

4.     Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan

5.     Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

Isi Notula Rapat

1.      Nama rapat,

2.      Waktu pelaksanaan rapat

3.      Pimpinan dan notulis rapat

4.      Peserta rapat

5.      Agenda atau susunan acara rapat

6.      Ringkasan jalannya rapatt

7.      Keputusan yang diambil dalam rapat tersebut

8.      Kesimpulan

9.      Catatan khusus.

10.  Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir

  

Contoh Format Notulen:

Nama Rapat Nomor:
Hari, tanggal  : Waktu           : Tempat          :	Pemimpin rapat : Notulis              :
Peserta rapat : -                        -                        -                        -
Susunan acara:
Ringkasan :
Pimpinan rapat, ttd (nama terang)	Disusun oleh Notulis rapat, ttd (nama terang)

Referensi:

1. Rosidah, 2000, Kesekretariatan (Diktat), FIS UNY
2. Peel, Malcolm, 1993, Kiat Sukses Rapat, Jakarta: Gramedia
3. https://fairuzelsaid.wordpress.com/category/studi-club/html/Bottom-of-Form 
4. http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/perencanaab-dan-persiapan-rapat.html
5. http://scovyhollic2.blogspot.com/2010/12/modul-mengelola-pertemuan-rapat-ii.html

Materi II (Tata Ruang Rapat

Tata Ruang Rapat

Persiapan Ruangan

Akomodasi, rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung berhari-hari tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan.

Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut:

a.       Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya:

·         Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah

·         Kualitas pekerjaan lebih baik

·         Kesalahan-kesalahan berkurang

·         Semangat kerja pegawai lebih baik

·         Mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)

·         Prestise lebih baik untuk perusahaan

b.       Perencanaan warna

Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran). Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan biru.

c.       Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

d.      Pengaturan tempat duduk,

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.

  

Tujuan Tata Ruang Rapat

1.      Adanya kepuasan dari peserta rapat

2.      Rapat berjalan dengan lancar

3.      Terciptanya suasana yang nyaman dan produktif

4.      Menyesuaikan dengan kebutuhan rapat

5.      Mengoptimalkan pemanfaatan ruangan

Ada beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai berikut:

1.      Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.

 

 

2.      Gaya konferensi atau bentuk empat persegi panjang, dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk meninmbulkan semangat team work.

 

3.      Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal. Bentuk ini bagus untuk kelompok-kelompok kecil yang membutuhkan percakapan, baik antara presenter dan peserta atau peserta dengan peserta.

 

4.      Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok.

 

 

Referensi:

1. Rosidah, 2000, Kesekretariatan (Diktat), FIS UNY
2. https://fairuzelsaid.wordpress.com/category/studi-club/html/Bottom of Form
3. http://scovyhollic2.blogspot.com/2012/modul-mengelola-pertemuan-rapat-ii.html
4. http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/perencanaab-dan-persiapan-rapat.html
   
   

Materi I (Jenis-jenis Penyelenggaraan Rapat)

Jenis-jenis Penyelenggaraan Rapat

 

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangannya atau segi peninjauannya.

1.      Berdasarkan Tujuan

Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :

a.       Rapat penjelasan ( information conference )

adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. Dalam rapat ini, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukann pertanyaan.

a.       Rapat pemecahan masalah ( problem solving conference )

adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpilkan bersama. Hasil kesimpulan yang telah disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

b.       Rapat perundingan ( negotiation conference )

adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

2.      Berdasarkan Sifat

Menurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :

a.       Rapat resmi ( formal meeting )

adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

b.      Rapat tidak resmi ( informal meeting )

adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi.  Rapat ini tidak memerlukanpersiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

c.       Rapat terbuka

adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah – masalah yang tidak bersifat rahasia.

d.      Rapat tertutup

adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3.      Berdasarkan Jangka Waktunya

Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :

a.       Rapat mingguan

adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b.       Rapat bulanan

adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c.       Rapat semester

adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d.      Rapat tahunan

adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

4.      Berdasarkan Frekuensi

Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a.       Rapat rutin

adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah – masalah rutin dalam suatu organisasi / perusahaan.

b.      Rapat insidentil

adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

5.      Berdasarkan Nama

Menurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :

a.       Rapat kerja

adalah rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b.      Rapat dinas

adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan)

c.       Musyawarah kerja

adalah kata lain dari rapat kerja.

6.      Berdasarkan Urgensinya

Menurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a.      Rapat biasa

adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah – masalah yang sudah dianggap biasa.

b.       Rapat penting

Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota organisasi /perusahaan itu sendiri.

7.     Berdasarkan Pesertanya

Menurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a.        Rapat vertikal

adalah rapat yang diadakan, dimana yang hadir dalam rapat itu adalah bawahan dan atasan.

b.       Rapat horizontal

Adalah rapat yang diadakan antar pejabat suatu organisasi / perusahaan yang sederajat.

Referensi:

1. Rosidah, 2000, Kesekretariatan (Diktat), FIS UNY
2. Peel, Malcolm, 1993, Kiat Sukses Rapat, Jakarta: Gramedia
3. http://scovyhollic2.blogspot.com/2010/12/modul-mengelola-pertemuan-rapat-ii.html
4. http://berbagi-informasi-dan-pengetahuan.blogspot.com/2012/02/pengertian-rapat.html